Dit Privacy Statement is van toepassing op ’t Buitenhof B.V. geregistreerd bij de Kamer van Koophandel met nummer 97752614, gevestigd te Son en Breugel met postcode 5694NP aan de Olen 13 (hierna te noemen: ‘t Buitenhof” en richt zicht tot onze klanten (de betrokkene t.w. ingeschreven kinderen en de ouder(s)/verzorger(s)) en legt uit hoe wij uw persoonsgegevens, van uw kind en onze medewerkers verzamelen, delen, gebruiken en verwerken en hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen.
Toepasselijkheid
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle verwerkingen door ‘t Buitenhof. Wij hechten veel waarde aan een veilige omgeving voor de verwerking van persoonsgegevens en betrachten daarom de grootst mogelijke zorgvuldigheid in het behandelen en beschermen van uw persoonsgegevens, van uw kind en onze medewerkers.
Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna te noemen: ‘AVG’) en andere nationale wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming. ‘t Buitenhof is de verantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens, uw kind en onze medewerkers. Dit houdt in dat alleen wij bepalen welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel en op welke manier. Wij zijn ervoor verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt in overeenstemming met de AVG.
Doelen verwerking persoonsgegevens
De verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind heeft de volgende doelen:
- Het aangaan en uitvoeren van de met u gesloten overeenkomst(en), samenwerkingsrelaties met opdrachtnemers en contracten met leveranciers (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
- Het voeren van de administratie, alsmede andere activiteiten van intern beheer (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van vorderingen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Om met u in contact te kunnen treden en te reageren op de door u gestelde vragen (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- De afhandeling van uw aanvraag tot informatie (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven via het ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht
(artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Het doen uitoefenen van accountantscontrole (artikel 6 lid 1 sub c AVG);
- Om u te informeren over onze nieuwe producten en/of diensten en/of aanbiedingen via het ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Het plaatsen van foto’s/video’s op de website van ‘t Buitenhof (artikel 6 lid 1 sub a AVG);
- Bijhouden van gegevens de van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
- Voor het aanmaken van een ouderlogin en gebruik van het ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub b AVG);
- Informeren van ouder(s)/verzorger(s) m.b.t. de dagelijkse gang van zaken via de chatfunctie van het ouderportaal van KOVnet (artikel 6 lid 1 sub b AVG);
- Ter uitvoering van toetsing en inspectie: denk aan een GGD-inspecteur, interne- en externe auditoren (artikel 6 lid 1 sub b juncto sub f AVG);
- Het coachen van werknemers (ondersteunen bij leervragen of inzetten interactievaardigheden) en borgen van kwaliteit dienstverlening tussen werknemers en kind (artikel 6 lid 1 sub a juncto sub f AVG).
De verwerking van persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten heeft de volgende doelen:
- De geschiktheid van de sollicitant beoordelen voor een vacature (artikelen 6.1a en 6.1b AVG);
- Het aangaan en beëindigen van een arbeidsovereenkomst, het bepalen en vervullen van arbeidsvoorwaarden (artikel 1b AVG);
- De betaling van lonen, belastingen en premies (artikelen 1b en 6.1c AVG);
- Het geven van leiding, het begeleiden van werknemer, contact houden met familieleden in een noodgeval en werknemer ondersteunen tijdens speciale gebeurtenissen (verjaardag, huwelijk, (artikel 6.1b AVG);
- Het verstekken van bedrijfsmedische zorg aan werknemer en het voldoen aan re-integratieverplichtingen bij afwezigheid (artikel 1c AVG);
- De beslechting van geschillen (artikel 1b AVG);
- Andere dan onder tot en met e. genoemde personeelsaangelegenheden (artikel 6.1c AVG).
Categorieën persoonsgegevens
Voor de uitvoering van onze diensten hebben wij uw persoonsgegevens en van uw kind nodig. Welke persoonsgegevens wij verwerken is afhankelijk van de dienst die wij voor u verrichten. Alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de desbetreffende dienstverlening zullen door ons worden verwerkt. De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt:
- NAW-gegevens ouder(s)/verzorger(s), kind en noodpersoon
- Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) ouder(s)/verzorger(s) en noodpersoon
- Geboortedatum ouder(s)/verzorger(s) en kind
- Bank- en betaalgegevens ouder(s)/verzorger(s)
- Burgerservicenummer (BSN) ouder(s)/verzorger(s) en kind
- Foto’s
- Medische gegevens kind
- Geloofsovertuiging kind
- Spreektaal ouder(s)/verzorger(s) en kind
- Burgerlijke staat ouder(s)/verzorger(s)
- Nationaliteit ouder(s)/verzorger(s) en kind
- Geboorteland ouder(s)/verzorger(s) en kind
- Opleidingsniveau ouder(s)/verzorger(s)
- Beroep ouder(s)/verzorger(s)
- Aanwezigheidsgegevens kind
- Geslacht kind
- Inkomen ouder(s)/verzorger(s)
- Relatie tot kind
- IP-adres van een websitebezoeker
Van werknemers en sollicitanten worden geen andere persoonsgegevens verwerkt dan de volgende categorieën:
- NAW-gegevens
- Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres)
- Geboortedatum
- Bank- en betaalgegevens
- Burgerservicenummer (BSN)
- Kopie van het identiteitsbewijs/paspoort
- Nationaliteit
- Geboorteplaats en -land
- Gegevens over gevolgde en toekomstige opleidingen, cursussen en stages
- Personeelsnummer
- Gegevens over arbeidsomstandigheden
- Gegevens over lonen, belastingen en premies
- Gegevens over de functie of voormalige (functie(s) en uitvoering hiervan
- Gegevens over aan- en afwezigheid
- Inloggegevens ’t Buitenhof systemen
- Foto’s en video-/beeldopnamen van activiteiten bij ’t Buitenhof
Video-/beeldopnamen
De hiervoor genoemde verwerking van persoonsgegevens door middel van video-/beeldopnamen tussen werknemers en de ingeschreven kinderen is noodzakelijk voor het coachen van onze werknemers bij het a) ondersteunen van leervragen, b) inzetten van interactievaardigheden en het c) borgen van de kwaliteit van onze dienstverlening. ‘t Buitenhof beroept zich derhalve op de grondslag van het gerechtvaardigd belang genoemd als rechtmatige verwerking in de zin van artikel 6 lid 1 sub
- De betrokkene is op de hoogte en geeft toestemming om de video-/beeldopnamen hiervoor te gebruiken.
Verplichte verstrekking
Wanneer wij u om persoonsgegevens vragen, dan zullen wij per situatie kenbaar maken of de verstrekking van de persoonsgegevens noodzakelijk en/of verplicht is en wat de (mogelijke) gevolgen zijn indien deze persoonsgegevens niet worden verstrekt. Uitgangspunt daarbij is steeds dat ‘t Buitenhof niet meer persoonsgegevens zal verwerken dan noodzakelijk voor de hiervoor beschreven doelen.
Uitwisseling met derden en sub-verwerkers
Uw persoonsgegevens en van uw kind worden door ‘t Buitenhof verstrekt aan de volgende derde partijen met de volgende doelen:
- Belastingdienst b.v. belastingaangifte;
- Accountant t.b.v. het controleren en opmaken van jaarrekeningen en/of het voeren van financiële administraties;
- Belastingadviseur b.v. verzorgen van belastingaangiften;
- Financiële instellingen zoals banken b.v. het betalingsverkeer;
- Basisschool (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) b.v. een overdracht;
- Huisarts (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) b.v. het verlenen van hulpverlening;
- Consultatiebureau (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) b.v. een overdracht;
- Externe hulpverlening (expertise) (na toestemming van ouder(s)/verzorger(s)) t.b.v. het verlenen van hulpverlening/ondersteuning;
- Leverancier KOVnet b.v. de gebruikmaking van het ouderportaal;
- Adviseurs bij
Deze derde partijen verwerken de gegevens verder overeenkomstig het bepaalde in dit Privacy Statement en in overeenstemming met de met hen afgesloten verwerkersovereenkomsten.
Aanvullende informatie hieromtrent treft u aan in hun eigen Privacy Statements. Wij verwijzen u naar de websites van de desbetreffende partijen.
’t Buitenhof verstrekt geen persoonsgegevens aan derde partijen die de persoonsgegevens voor eigen danwel commerciële doelen gaan gebruiken met uitzondering indien: a) u uw voorafgaande toestemming heeft gegeven voor de betreffende verstrekking en/of b) ‘t Buitenhof wettelijk verplicht is om deze persoonsgegevens te verstrekken.
Doorgifte aan het buitenland
Uw persoonsgegevens en van uw kind worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie.
Bewaartermijn
Gegevens mogen op grond van de AVG niet langer worden bewaard dan gezien het doel waarvoor zij worden verwerkt. Als de bewaartermijn is verstreken na beëindiging (arbeids)overeenkomst worden de persoonsgegevens digitaal verwijderd uit de systemen en vertrouwelijk papier wordt vernietigd. Wij hanteren onder meer de volgende bewaartermijnen:
Kinderen en ouder(s)/verzorger(s)
- NAW-gegevens ouder(s)/verzorger(s), kind en noodpersoon: 7 jaar
- Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) ouder(s)/verzorger(s) en noodpersoon: 7 jaar
- Geboortedatum ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
- Bank- en betaalgegevens ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
- IP-adres van een websitebezoeker: 7 jaar
- Burgerservicenummer (BSN) ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
- Foto’s en video-/beeldopnamen kind: 7 jaar en 4 weken
- Medische gegevens kind: 7 jaar
- Geloofsovertuiging kind: 7 jaar
- Spreektaal ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
- Burgerlijke staat ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
- Nationaliteit ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
- Geboorteland ouder(s)/verzorger(s) en kind: 7 jaar
- Opleidingsniveau ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
- Beroep ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
- Aanwezigheidsgegevens kind: 7 jaar
- Geslacht kind: 7 jaar
- Inkomen ouder(s)/verzorger(s): 7 jaar
- Relatie tot kind: 7 jaar
Werknemers en sollicitanten
- NAW-gegevens: 7 jaar
- Contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres): 7 jaar
- Geboortedatum: 7 jaar
- Bank- en betaalgegevens: 7 jaar
- Burgerservicenummer (BSN): 7 jaar
- Kopie van het identiteitsbewijs/paspoort: 7 jaar
- Nationaliteit: 7 jaar
- Geboorteplaats en -land: 7 jaar
- Gegevens over gevolgde en toekomstige opleidingen, cursussen en stages: 7 jaar
- Personeelsnummer: 7 jaar
- Gegevens over arbeidsomstandigheden: 7 jaar
- Gegevens over lonen, belastingen en premies: 7 jaar
- Gegevens over de functie of voormalige (functie(s) en uitvoering hiervan: 7 jaar
- Gegevens over aan- en afwezigheid: 7 jaar
- Inloggegevens [Afkorting naam kinderopvangorganisatie invullen] systemen: 7 jaar
- Foto’s en video’s van [Afkorting naam kinderopvangorganisatie invullen] activiteiten: 7 jaar
Beveiliging
’t Buitenhof heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens en van uw kind tegen te gaan.
’t Buitenhof voorziet in passende beveiligingsmaatregelen en een passend beveiligingsniveau. Hierbij let ‘t Buitenhof op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen persoonsgegevens met zich meebrengen. De onderstaande technische en organisatorische maatregelen zijn ook gericht op het voorkomen van een onnodige verzameling en verdere verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind.
- Met alle personen die werkzaam zijn bij ’t Buítenhof of die namens ‘t Buitenhof uw persoonsgegevens of die van uw kind kunnen inzien is strikte en geheimhouding en zorgvuldigheid overeengekomen.
- Wij werken uitsluitend met betrouwbare verwerkers, waarmee wij deugdelijke verwerkersovereenkomsten hebben
- Enkel medewerkers, welke de persoonsgegevens nodig hebben voor de uitvoering van de werkzaamheden hebben hier toegang
- Onze medewerkers zijn bewust van het belang van gegevensbescherming in het bijzonder bijzondere
- Wij zorgen voor versleuteling van uw persoonsgegevens en van uw kind als daartoe aanleiding
- Wij testen en evalueren onze beveiligingsmaatregelen op regelmatige
- Wij hebben accurate
- Wij hebben accurate beveiliging van elektronische
- Elektronische communicatiemiddelen worden enkel vergrendeld
- Oude hardware en data wordt veilig vernietigd q. verwijderd.
- Wij brengen mogelijke privacy risico’s van een gegevensverwerking in
Richtlijnen en gedragscodes bij verwerking persoonsgegevens
Alle medewerkers van ‘t Buitenhof handelen ten aanzien van de door hen te verrichten werkzaamheden in beginsel conform de volgende basisprincipes:
- Integriteit;
- Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid;
- Vertrouwelijkheid;
- Professionaliteit;
Rechten
U heeft de volgende rechten ten aanzien van (het verwerken) uw persoonsgegevens en van uw kind.
Inzagerecht
U heeft het recht de door ’t Buitenhof verwerkte persoonsgegevens in te zien.
Correctie- en verwijderingsrecht
U heeft het recht persoonsgegevens te laten wijzigen of te laten verwijderen indien de persoonsgegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking hiervan niet (langer) gerechtvaardigd is.
Recht van bezwaar
Het recht van bezwaar houdt in dat u vanwege uw specifieke situatie bezwaar kunt maken tegen bepaalde verwerkingen van uw persoonsgegevens en van uw kind. U heeft dit recht bij alle verwerkingen die niet zijn gebaseerd op:
- Uw toestemming;
- Het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen en/of de uitvoering van de met u gesloten overeenkomst(en);
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen en/of
- Het beschermen van vitale belangen van uzelf of
Wanneer u bezwaar maakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens om u te informeren over activiteiten van ‘t Buitenhof en soortgelijke (“direct marketing”) verwerkingen, dan zullen wij dit bezwaar altijd honoreren. Uw persoonsgegevens en van uw kind zullen vervolgens niet langer voor de direct marketing doeleinden worden gebruikt.
Wanneer u bezwaar maakt tegen andere vormen van verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind, dan zullen wij beoordelen of wij aan uw bezwaar tegemoet kunnen komen. Het is in dat geval aan ‘t Buitenhof om aan te tonen dat wij, ondanks uw bezwaar, toch een gerechtvaardigd belang hebben de persoonsgegevens te blijven verwerken. Indien die afweging van belangen in uw voordeel uitvalt, zullen wij de verwerking van gegevens staken
Recht op beperking
U heeft onder omstandigheden ook het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens en van uw kind . Dit houdt kort gezegd in dat ‘t Buitenhof de verwerking van de persoonsgegevens tijdelijk “bevriest”. U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
- In afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek;
- Indien persoonsgegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst;
- Indien ‘t Buitenhof de persoonsgegevens niet langer nodig heeft terwijl u de persoonsgegevens nog wel nodig heeft voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en
- In afwachting van de beoordeling van een bezwaar
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht om de door u aan ‘t Buitenhof verstrekte persoonsgegevens (terug) te ontvangen in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij van u verwerken op grond van uw toestemming of een met u gesloten overeenkomst. Het recht geldt bovendien alleen voor de persoonsgegevens die wij al in digitale vorm verwerken (dus niet voor analoge verwerkingen). U bent vrij die persoonsgegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.
Mocht er een koppeling bestaan tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan u de persoonsgegevens wilt (laten) doorgeven, dan kunnen wij die doorgifte mogelijk direct namens u verzorgen. Informeer daarvoor naar de mogelijkheden.
Intrekken van toestemming
Wij verwerken uw persoonsgegevens en van uw kind op basis van uw toestemming. U heeft te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking dan ogenblikkelijk staken. Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Alle verwerkingen die al hebben plaatsgevonden blijven dus rechtmatig.
Uitoefening van de rechten
Het uitoefenen van de bovengenoemde rechten is voor u kosteloos, behoud misbruik. U oefent de rechten uit door contact op te nemen via onderstaande contactgegevens.
Termijnen
Wij zullen uw vragen/verzoeken in beginsel binnen één (1) maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van uw vraag/verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij u hierover binnen één (1) maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van de verzoeken en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn in totaal oploopt tot drie (3) maanden.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs van uw identiteit. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de verwerking van persoonsgegevens. Om de afhandeling van uw verzoek zo vlot mogelijk te laten verlopen, verzoeken we u dan ook op voorhand een kopie van uw identiteitsbewijs mee te zenden.
Individuele afweging bij ieder verzoek
We wijzen u erop dat de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat we aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Wij zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten wij aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan zullen wij dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar maken. U kunt vervolgens in dat geval eventueel de gang naar de rechter maken.
Het recht van bezwaar tegen gebruik van persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden is wel absoluut. Afmeldingen voor onze commerciële uitingen worden dus hoe dan ook gehonoreerd.
Cookies
Wij maken op onze website geen gebruik van cookies.
Autoriteit Persoonsgegevens
In geval van een beveiligingsincident binnen ‘t Buitenhof, dat resulteert in een aanzienlijk risico op verlies of onrechtmatige verwerking van door ‘t Buitenhof verwerkte persoonsgegevens, of als een dergelijk verlies of onrechtmatige verwerking zich daadwerkelijk voordoet, zal ‘t Buitenhof de Autoriteit Persoonsgegevens op de hoogte brengen, tenzij kan worden aangetoond dat de inbreuk naar alle waarschijnlijkheid geen risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personen.
Indien de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkene, stelt ‘t Buitenhof de betrokkene tevens onverwijld in kennis van de inbreuk.
Wij willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een vermeende inbreuk en/of klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder t.w. de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Dit Privacy Statement kan door ‘t Buitenhof worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op de website van ’t Buitenhof (www.tbuitenhof.nl)
’t Buitenhof kan uw persoonsgegevens en van uw kind verwerken voor nieuwe doelen die nog niet staan vermeld in dit Privacy Statement. In dat geval zullen wij contact met u opnemen alvorens uw persoonsgegevens en van uw kind te gebruiken voor deze nieuwe doelen, om u op de hoogte te stellen van de wijzigingen aan ons Privacy Statement voor de bescherming van persoonlijke gegevens en om u de kans te bieden uw deelname te weigeren.
Contact
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens en van uw kind serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw persoonsgegevens of die van uw kind niet goed beveiligd zijn en/of er aanwijzingen zijn van een inbreuk of u een beroep wilt doen op één (1) van uw wettelijke rechten, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens:
’t Buitenhof B.V.
5694 NP Olen 13
Wij nemen elke melding uiterst serieus en zullen bij de vaststelling of er sprake is van een inbreuk op de beveiliging en of een melding daarvan aan de Autoriteit Persoonsgegevens dient te worden gedaan, de procedures en stappenplannen volgen zoals opgenomen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.